PENTINGNYA TEKNOLOGI INFORMASI

Perusahaan hanya akan bertahan sukses dalam jangka panjang apabila berhasil membangun strategi untuk menghadapi 5 tekanan persaingan (competitive forces) yaitu:

1.    persaingan dengan kompetitor atau perusahaan-perusahaan yang sudah ada dalam industry

2.    ancaman masuknya pendatang baru ke dalam industry

3.    ancaman produk atau jasa pengganti

4.    posisi tawar (bargaining power) konsumen

5.    posisi tawar (bargaining power) pemasok

Strategi dasar untuk menghadapi tekanan persaingan tersebut adalah:

·         Strategi Cost Leadership  

·          Strategi Differensiasi

·          Strategi Inovasi

·         Strategi Pertumbuhan
Strategi Aliansi

Keunggulan Kompetitif

Keunggulan kompetitif adalah kemampuan perusahaan untuk memformulasi strategi pencapaian peluang profit melalui maksimisasi penerimaan dari investasi yang dilakukan. Sekurang-kurangnya ada dua prinsip pokok yang perlu dimiliki perusahaan untuk meraih keunggulan kompetitif yaitu adanya nilai pandang pelanggan dan keunikan produk.

Membangun bisnis dengan customer-focused

Perusahaan yang dapat membangun bisnis yang berfokus pada customer adalah bagaimana dia dapat :

·         Mempertahankan agar customers loyal

·         Dapat mengantsisipasi kebutuhan masa yang kan datang

·         Mampu merespon kekhawatiran customer

·         Menyediakan pelayanan yang berkualitas tinggi kepada customer

Bagaimana perusahaan agar dapat menyediakan customer value :

·         Mampu menelusuri preferensi dari pelanggan

·         Mengikuti trend pasar

·         Dapat menyediakan produk dan service kapan saja dan dimana saja

·         Mampu menyediakan pelayanan kepada customer sesuai dengan yang    diinginkan

·         Memanfaatkan Customer Relationship Management (CRM) systems untuk dapat focus kepada customer

Value Chain dan Strategi Information System
Salah satu teori yang dikembangkan oleh Michael Porter adalah teori value chain. Teori ini menggambarkan bahwa sebuah perusahaan adalah suatu rangkaian bentuk aktivitas dasar yang mempunyai fungsi menambah value bagi produk dan jasa yang dihasilkan.

Akitivitas yang dilakukan oleh perusahaan terdiri dari :

·         Primary processes, yaitu suatu aktivitas proses yang berhubungan langsung dengan proses manufaktur atau penyediaan produk.

·         Support processes, yaitu aktivitas proses yang dari waktu ke waktu memberikan dukungan terhadap perusahaan dan secara tidak langsung memberikan kontribusi kepada produk dan jasa yang dihasilkan.

Primary processes terdiri dari :

1.    Inbound logistic (input) : masuknya material yang akan diproses (diterima,     disimpan).

2.    Operations (manufacturing and testing): material yang digunakan dalam kegiatan operasi yang lebih bernilai ditambahkan dalam pembuatan produk.

3.    Outbound Logistic (storage and distribution) : produk-produk perlu disiapkan untuk delivery (packaging,storing and shipping).

4.    Marketing and sales : mencoba untuk menjual produk untuk costumer, meningkatkan nilai produk dengan manghasilkan deman (permintaan) untuk produk-produk perusahaan (nilai dari item produk yang terjual lebih besar daripada yang terjual).

5.    Service : ditujukan untuk customer yang akan memberikan nilai, dan dari penambahan nilai ini, hasil primary processes diharapkan menghasilkan profit.

Primary Processes didukung dengan support processes, meliputi :

1.    infrastruktur perusahaan (accounting, finance, management)

2.    manajemen sumber daya manusia

3.    pengembangan teknologi (Riset and Development)

4.    procurement

Dengan mengaplikasikan value chain dalam maka perusahaan dapat ikut serta dalam strategi kompetitif untuk memberikan nilai yang terbaik pada produk atau jasa yang dihasilkan.

PENGGUNAAN TI UNTUK KEUNGGULAN STRATEGIS

Banyak cara yang dilakukan oleh perusahaan dalam penggunaan teknologi informasi. Banyak perusahaan memanfaatkan teknologi informasi sebagai keunggulan kompetitif yang membedakan dengan perusahaan lainnya dalam satu pasar.

1.    Strategi kompetitif dengan menggunakan teknologi informasi, adalah:
 Kembangkan sistem informasi antar perusahaan yang efisiensi menciptakan        biaya perubahan yang mengunci customers dan suplayers didalam perusahaan.

2.    Lakukan investasi besar dalam aplikasi TI canggih yang dapat membangun rintangan bagi para pesaing atau pihak luar untuk masuk ke dalam industri tersebut.

3.    Masuknya berbagai komponen TI dalam produk dan jasa untuk membuat pengganti dari produk atau jasa sejenis, menjadi lebih sulit.

4.    Dorong investasi ahli-ahli sistem informasi, hardware, software, database, dan jaringan, dari penggunaan operasional menjadi aplikasi strategi.

Salah satu dari implementasi yang sangat penting dari strategi kompetitif adalah bussiness process reenginerring (BPR), yaitu suatu proses melakukan pemikiran ulang yang mendasar dan desain kembali secara radikal dalam proses bisnis untuk menghasilkan perubahan yang luar biasa pada cost, kecepatan, kualitas dan pelayanan.

Menjadi perusahaan yang tangkas/gesit (agile).

Agility dalam sebuah kinerja bisnis dapat diartikan sebagai keberhasilan perusahaan dalam mengahadapi perubahan yang sangat cepat, dan pasar global yang semakin terpisah pisah sesuai dengan tuntutan akan kualitas tinggi, kinerja baik dan semakin personal sesuai keinginan konsumen.

Untuk mewujudkan Agile company,ada 4 strategy dasar yang harus dilaksanakan :

ü  Konsumen harus mengetahui bahwa produk perusahaan adalah solusi individu atas maalah yang dihadapi, sehingga harga produk dapat ditetapkan dengan basis nilai (value) sebagai sebuah solusi, dibandingkan dengan harga produksi semata

ü  Bekerjasama dengan konsumen, suplier dan kompetitor agar dapat menyediakan produk di pasar dengan segera dan biaya seefektif mungkin

ü   Mengatur perusahaan sehingga dapat berkembang pesat dalam keadaanyang selalu berubah dan diliputi ketidakpastian. Cara yang dilakukan dengan menerapkan struktur organisasi fleksibel yang mengacu pada kesempatan di pasar

ü   Melipatgandakan dampak dari sdm dan pengetahuan yang dimiliki

Menciptakan perusahaan virtual (VC-Virtual Company)
VC adalah perusahaan yang menggunakan teknologi informasi untuk menghubungkan manusia, organisasi, aset dan gagasan/pikiran.
VC menciptakan jaringan informasi melaui jaringan internet, intranet dan ekstranet. Juga menciptakan Interenterprise information systems dengan pemasok, konsumen, subkontraktor dan supplier.

Strategi yang diterapkan:

·         Berbagi infrastruktur dan resiko dengan persekutuan

·         Menghubungkan kompetensi inti yang saling berhubungan

·         Meningkatkan efisiensi waktu & kas melalui sharing

·         Meningkatkan fasilitas dan cakupan pasar

·         Memperoleh akses kepada pasar baru dan share market atau loyalitas konsumen

·         Beralih dari sekedar menjual produk menjadi menjual solusi

Membangun Knowledge Creating Company.

Ada 2 macam knowledge yang dikembangkan perusahaan :

Explicit knowledge: data, dokumen, dan seluruh hal yang tertulis atau yang tersimpan didalam computer

Tacit knowledge: “how-to” knowledge yang ada dalam pikiran masing masing pekerja Tacit Knowledge seringkali menggambarkan informasi terpenting dari sebuah organisasi, namun tidak tercatat secara tertulis tetapi berada didalam akal/pikiran masing masing karyawan. Learning organization menciptakan system yang memungkinkan Tacit knowledge dapat diakses seluruh karyawan. Knowledge management yang sukses, menciptakan teknik, teknologi, sistem dan reward/insentif yang mendorong karyawan untuk membagikan pengetahuan yang dimiliki sehingga secara akumulasi meningkatkan workplace and enterprise knowledge. Perusahaan membangun Knowledge Management System (KMS) untuk mengelola pembelajaran organisasi dan bisnis.

Tujuan dari KMS yaitu menciptakan sistem yang memfasilitasi karyawan untuk menciptakan, mengelola secara sistematis dan membuat knowledge tersedia kapanpun dan dimanapun dibutuhkan didalam organisasi. Dalam informasi ini termasuk proses, prosedur, paten, referensi kerja, dan formula, best practise, peramalan dan kepastian. KMS didesain untuk menyediakan imbal balik/feedback secara cepat kepada karyawan, mendorong perubahan perilaku, dan perubahan kinerja bisnis secara signifikan. Knowledge yang ada akan diimplementasikan dalam proses bisnis, produk dan jasa yang dihasilkan. Integrasi ini menjadikan perusahaan menjadi lebih innoovative dan agile dalam menyediakan produk dan layanan pelanggan berkualitas.

Bisnis Elektronik

SISTEM BISNIS ELEKTRONIK

Definisi Bisnis Elektronik

Saat ini dunia perdagangan tidak lagi dibatasi dengan ruang dan waktu. Mobilitas manusia yang tinggi menuntut dunia perdagangan mampu menyediakan layanan jasa dan barang dengan instan sesuai dengan permintaan konsumen. Untuk mengatasi masalah tersebut maka kini muncul transaksi yang menggunakan media internet untuk menghubungkan antara produsen dan konsumen. transaksi melalui internet ini dikenal dengan nama Bisnis Elektronik atau E-Business.

Sistem Bisnis Elektronik atau yang lebih dikenal dengan nama E-Business merupakan kegiatan berbisnis oleh organisasi, individu atau pihak-pihak terkait yang menggunakan media teknologi informasi seperti internet untuk menjalankan dan mengelola proses bisnis sehingga dapat memberikan keuntungan berupa keamanan, fleksibilitas, integrasi, optimasisasi, efisiensi dan peningkatan produktivitas. Dimana kegiatan berbisnis oleh perusahaan atau individu yang bersangkutan tidak hanya berupa kegiatan pembelian, penjualan dan jasa saja, tapi juga meliputi pelayanan pelanggan dan kerja sama dengan rekan bisnis.

I. SISTEM BISNIS ENTERPRISE

Sistem Bisnis Enterprise adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusaahan seperti perusahaan di bidang manufaktur maupun jasa yang berperan untuk mengintegrasikan dan mengotomatisasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan yang bersangkutan. Ini berarti bahwa sistem ini nantinya akan membantu mengontrol aktivitas bisnis seperti penjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan, manajemen kualitas dan sumber daya manusia.

A. APLIKASI CROSS-FUNCTION ENTERPRISE

1. DEFINISI CROSS-FUNCTION ENTERPRISE

Sistem Lintas Fungsi Perusahaan atau yang lebih dikenal dengan Cross-Functional Enterprise System adalah sistem informasi yang melintas batas berbagai area fungsional suatu bisnis agar dapat mengintegrasikan serta mengotomatisasikan proses bisnis.

2. APLIKASI CROSS-FUNCTIONAL ENTERPRISE SYSTEM

Salah satu aplikasi dari Cross-functional Enterprise System adalah Customer Relationship Management (CRM). Customer Relationship Management (CRM) merupakan aplikasi yang mengintegrasikan dan mengotomatiskan berbagai proses pelayanan pelanggan dalam penjualan, pemasaran langsung, account and order management, dukungan dan pelayanan pelanggan.

Solusi CRM menyediakan fungsi-fungsi yang meliputi banyak hal untuk dapat mengatur, merencanakan dan membuat laporan di seluruh lingkup bidang penjualan, diantaranya:

1.      Penambahan dan perubahan informasi mengenai pelanggan;

2.      Mengakses data penjualan pelanggan dan data mengenai harga barang yang telah diberikan;

3.      Mengakses data status mengenai keuangan pelanggan yang terakhir;

4.      Mendeteksi dan memprediksi seluruh peluang-peluang sesuai dengan jalurnya;

5.      Secara otomatis dapat menginformasikan daftar calon-calon pelanggan yang berpotensi;

6.      Mendapatkan informasi yang kompetitif.

Mulai dari tahap penawaran barang sampai dengan membuat order penjualan dan pemenuhan order, CRM memberikan fungsi-fungsi yang dibutuhkan untuk memaksimalkan tingkat efisiensi kemampuan penjualan, seperti:

1.      Memberikan penawaran dan melakukan kalkulasi penjualan;

2.      Menjanjikan pengiriman barang;

3.      Mengentry order penjualan;

4.      Memproses pengembalian barang.

B. INTEGRASI APLIKASI ENTERPRISE (Enterprise Application Integration, EAI)

DEFINISI INTEGRASI APLIKASI ENTERPRISE

Integrasi Aplikasi Enterprise adalah perangkat lunak/sorftware yang menggunakan prinsip-prinsip arsitektur sistem komputer untuk satu set komputer aplikasi dalam suatu perusahaan.

Keuntungan :

1.      Mengakses sistem informasi secara real time;

2.      Meningkatkan organisasi dan proses bisnis yang mendukung;

3.      Memudahkan pengembangan kegiatan perusahaan.

Kekurangan :

4.      Biaya pembangunan terlalu tinggi, terutama untuk usaha kecil dan menengah (UKM);

5.      EAI dalam pelaksanaannya memerlukan waktu yang lama dan banyak sumber daya;

6.      Memerlukan banyak tenaga professional.

C. SISTEM PEMROSESAN TRANSAKSI

Sistem pemrosesan transaksi (SPT) atau yang lebih dikenal dengan nama Transaction Processing Systems adalah bentuk sistem informasi yang berfungsi merekam semua aktivitas/kejadian di dalam perusahaan. meliputi mencatat data, memproses data dan menghasilkan informasi baku atau standart.

Sistem pemrosesan transaksi hampir selalu dimiliki oleh suatu perusahaan, organisasi, instansi pemerintah karena di dalam suatu perusahaan atau organisasi, transaksi selalu terjadi dan setiap transaksi yang terjadi harus dicatat.

Model Sistem Pemrosesan Transaksi :

1.      Perangkat input dapat terdiri atas berbagai alat, meliputi komputer, palmtop (PDA), semua jenis telpon dan facsimile;

2.      Perangkat pemroses terdiri atas program komputer (yang bisa dipasang di dalam mesin ATM, komputer atau perangkat sejenis);

3.      Perangkat keluaran meliputi berbagai jenis monitor (yang dapat menampilkan gambar atau tulisan), speaker (untuk menampilkan informasi berbentuk suara atau pesan) atau printer (untuk mencetak berbagai informasi yang perlu disimpan dalam jangka waktu lebih lama)

4.      Berbagai bentuk dokumen yang digunakan untuk menyampaikan berbagai bentuk informasi kepada manajemen dan pihak lain yang memerlukan informasi. Sudah tentu masing-masing pihak yang berkepentingan dengan perusahaan memerlukan informasi yang berbeda-beda, sehingga harus diberi informasi yang sesuai saja.

Tujuan sistem pemrosesan transaksi:

1.      Mencatat setiap transaksi yang terjadi;

2.      Mempercepat proses yang terjadi di dalam suatu perusahaan;

3.      Menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu;

4.      Meningkatkan kinerja dan layanan perusahaan.

D. SISTEM KOLABORASI ENTERPRISE

Sistem kolaborasi enterprise (enterprise collaboration system) atau sistem kerja sama perusahaan adalah sebuah sistem yang menggunakan komunikasi elektronik, konferensi dan alat kerja sama untuk mendukung dan meningkatkan kerja sama antar tim dan kelompok kerja.

II. Sistem Bisnis Fungsional

Adalah system informasi yang ditujukan untuk memberikan informasi yang berkaitan dengan bisnis perusahaan kepada kelompok orang yang berada pada bagian tertentu dalam perusahaan.

• Sistem Pemasaran : adalah system informasi yang menyediakan informasi yang dipakai oleh fungsi pemasaran. Sistem ini mendukung keputusan yang berkaitan dengan pembauran pasar (marketing mix), yang mencakup:

Ø  Produk (barang dan jasa) yang perlu ditawarkan.

Ø  Tempat yang menjadi sasaran pemasaran.

Ø  Promosi yang perlu dilakukan.

Ø  Harga Produk.

• Sistem Manufacturing : merupakan system yang digunakan untuk mendukung fungsi produksi, yang mencakup seluruh kegiatan yang terkait dengan perencanaan dan pengendalian proses untuk memproduksi barang atau jasa.

• Sistem Sumber Daya Manusia : Sistem Sumber Daya Manusia dibagi menjadi beberapa subsistem, diantaranya:

Ø  Subsistem Penggajian (payroll), berkaitan dengan pembayaran gaji, upah,  dan tunjangan.

Ø  Subsistem Riset SDM, menangani penelitian mengenai suksesi, analisis dan evaluasi jabatan, serta penelitian tentang keluhan yang disampaikan oleh pegawai.

Ø  Subsistem Intelijen SDM, menggunakan sumber informasi eksternal yang berhubungan dengan mitra kerja (stakeholder) yang mencakup pemerintah, serikat buruh, masyarakat umum, bahkan pesaing.

Ø  Subsistem Perencanaan SDM, menangani identifikasi sumber daya manusia dalam perusahaan yang digunakan untuk melaksanakan sasaran jangka panjang perusahaan.

Ø  Subsistem Perekrutan, menangani aktivitas yang berhubungan dengan penyeleksian calon pegawai.

Ø  Subsistem Manajemen Tenaga Kerja, berhubungan dengan pengembangan SDM dalam hal keterampilan dan pengetahuan, melalui pelatihan-pelatihan atau pendidikan.

Ø  Subsistem Pelaporan Lingkungan, digunakan untuk menghasilkan laporan yang dialamatkan untuk lingkungan perusahaan, terutama ditujukan kepada pemerintah dan serikat buruh.

§     Sistem Akuntansi : Sistem Akuntansi merupakan system yang paling tua dan paling banyak digunakan dalam bisnis. Sistem Akuntansi adalah kumpulan sumber daya yang dirancang untuk mentransformasikan data keuangan menjadi informasi.

§  Sistem Manajemen Keuangan : Sistem ini digunakan untuk mendukung manajer keuangan dalam pengambilan keputusan yang menyangkut persoalan keuangan perusahaan dan pengalokasian serta pengendalian sumber daya keuangan dalam perusahaan. Sistem ini tidak hanya mendasarkan data internal melainkan juga menggunakan data yang berasal dari sumber eksternal.

Berbagai Macam Aplikasi Dalam Sistem Bisnis Fungsional :

• Sistem Pemasaran

-          OE/S atau Order Entry Sales adalah struktur interaksi antara manusia, peralatan metode-metode, dan kontrol-kontrol yang disusun untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu.

Fungsi utama sistem OE/S adalah menyediakan aliran informasi     yang mendukung :

- Rutin kerja dalam bagian order penjualan, bagian kredit, dan       bagian pengiriman (dengan cara menangkap dan mencatat data yang berhubungan dengan fungsi pemasaran dan penjualan).

- Pembuatan keputusan untuk personel yang mengatur fungsi penjualan dan fungsi pemasaran.

            -     OLRT atau On-line Real Time adalah Pemrosesan lengkap suatu data

transaksi yang dilakukan segera setelah dimasukkan ke dalam system     komputer.

            Fungsi utama system OLRT adalah menyediakan aliran informasi kepada pelanggan sesaat setelah melakukan order, dan mempermudah serta mempersingkat waktu bagi unit kerja pada bagian order penjualan untuk menginformasikan ketersediaan produk kepada pelanggan.

• Sistem Manufacturing

-           MRP atau Material Requirement Planning adalah Sebuah system

software yang berkemampuan mengintegrasi beberapa system informasi        yang berkaitan dengan produksi guna menyesuaikan dengan jadwal produksi secara otomatis.

            Fungsi utama system MRP adalah memperbaiki system persediaan dan system penjadwalan produksi agar menghasilkan informasi yang akurat dan mutakhir guna keperluan manajemen produksi.

-          MRP II atau Manufacturing Resources Planning adalah Sebuah  system

software komputer yang lebih mutakhir, yang bukan hanya meliputi manajemen pesediaan dan penjadwalan produksi, tetapi juga melingkupi dan mengintegrasikan perencanaan produksi dengan proses perencanaan keuangan.

              Fungsi utama system MRP II adalah memberikan kemudahan dengan mengintegrasikan system manajemen persediaan material dan system penjadwalan produksi sebagai system yang terpadu dan menjadikan seluruh kegiatan yang berkaitan dengan manufacturing sebagai jaringan informasi interaktif.